Tầm quan trọng của việc sắp xếp tài liệu
Có một số lý do tại sao bạn nên tổ chức lại hệ thống các giấy tờ doanh nghiệp trước khi thực hiện công việc lớn nào đó.
Tránh thất lạc giấy tờ quan trọng
Hầu hết cá nhân nhân viên chỉ nhét giấy tờ của họ vào một tập hồ sơ, đặt nó vào bất kỳ thùng giấy nào mà nó vừa vặn và xem đó là hoàn thành công việc chuyển dọn. Vấn đề là những tờ giấy này có thể dễ dàng bị thất lạc. Bạn sẽ phải mở từng hộp giấy ra tại văn phòng mới để tìm hóa đơn hay tài liệu của mình. Để tránh điều này, bạn nên sắp xếp tài liệu của mình ngăn nắp và đặt chúng vào thùng carton có đánh dấu và dán nhãn rõ ràng.
Bảo vệ các giấy tờ không bị hư hỏng
Các tài liệu, hóa đơn có thể dễ dàng bị rách nát, nhăn nheo và hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Bạn không muốn có nguy cơ làm rách hợp đồng quan trong đang chuẩn bị ký, thất lạc tờ hóa đơn VAT chưa kịp nộp thuế…? Vậy thì hãy giữ chúng trong một Folder chắc chắn hoặc túi nilon hồ sơ và đặt trong thùng chuyên dụng giúp bảo vệ tài liệu khỏi những sự cố không mong muốn.
Bạn sẽ tiết kiệm thời gian
Việc chuyển dọn văn phòng khá bận rộn và tẻ nhạt. Bạn càng dành ít thời gian cho việc tìm kiếm các giấy tờ thì bạn càng nhanh chóng hoàn thành việc chuyển văn phòng, tập trung làm những công việc quan trọng khác còn đang dang dở.
Xem thêm
Có nên sử dụng nhân viên của bạn để chuyển văn phòng
Danh sách (Checklist) việc cần làm chuyển văn phòng
Cách sắp xếp tài liệu
Các giấy tờ doanh nghiệp nên được sắp xếp dựa trên tính chất và loại tài liệu.
-
Giấy tờ lưu thông: như các bảng báo giá vận chuyển, vận đơn, danh sách hàng tồn kho và các hóa đơn vận chuyển nên được đưa vào danh mục này.
-
Giấy tờ tài chính: biên lai thuế, chứng từ thuế thu nhập, hồ sơ tài khoản ngân hàng, giấy vay tiền, hồ sơ tài khoản cho nhân viên… nên được gom vào một loại.
-
Giấy tờ liên quan đến tài sản: giấy tờ thỏa thuận mua/bán, giấy đăng ký xe công ty, giấy thuê xe, giấy bảo dưỡng hệ thống máy móc công ty, giấy thuê văn phòng…
-
Các tài liệu hợp đồng: bất kỳ tài liệu ràng buộc pháp lý nào cũng nên được tách biệt khỏi các giấy tờ khác như hợp đồng lao động, bảo hiểm, thuê văn phòng, giấy đăng ký doanh nghiệp…
-
Giấy tờ cá nhân của nhân viên: Mỗi nhân viên nên tự chịu trách nhiệm đến các giấy tờ cá nhân của riêng mình, hãy gom vào 1 thùng riêng biệt hoàn toàn và ghi rõ tên – bộ phận – phòng ban để dễ dàng tìm thấy khi đến văn phòng mới.
-
Danh sách liên hệ: khi chuyển văn phòng, bạn nên chuẩn bị sẵn danh sách liên hệ như văn phòng phẩm, nước uống, dịch vụ vệ sinh khu vực… và cả số liên hệ của công ty dịch vụ chuyển văn phòng.
Sắp xếp tài liệu trong 5 bước đơn giản
Việc sắp xếp các giấy tờ của bạn không quá khó. Năm bước này là tất cả những gì bạn cần để sắp xếp tài liệu của mình một cách hiệu quả.
Phân loại tài liệu
Bắt đầu phân loại tài liệu thành 2 phần quan trọng và không cần thiết. Các biên lai cũ và hợp đồng hết hạn nên được xử lý để giảm thiểu sự lộn xộn nhất có thể. Nếu bạn không chắc chắn về bất kỳ giấy tờ nào, hãy để chúng sang một bên và đánh giá lại sau.
Lưu trữ tài liệu
Lưu trữ các tài liệu mà bạn cần dùng đến như hợp đồng thuê văn phòng, các giấy giờ bảo hiểm.. ở vị trí dễ lấy. Giữ các tài liệu nhạy cảm như giấy tờ tài chính, hợp đồng mua bán… ở nơi an toàn mà chỉ bạn mới có thể lấy được.
Hệ thống folder hồ sơ
Tạo một hệ thống hồ sơ chứng từ dựa trên danh mục của từng loại. Sử dụng các Folder có mã màu hoặc dán nhãn cho các Folder để dễ nhận biết. Dùng các nhãn sáng màu, khác biệt như vàng, đỏ, cam, xanh lục, xanh lam.
Lưu trữ trong két sắt
Các doanh nghiệp nên đầu tư một két sắt nhỏ, nơi có thể cất giữ tất cả tài liệu nhạy cảm, cực kỳ quan trọng của mình. Két sắt an toàn là lựa chọn tốt nhất khi chuyển văn phòng vì nó bảo vệ tài liệu khỏi bị hư hại và không thể bị truy cập bởi bất kỳ ai.
Scan tài liệu
Để đảm bảo an toàn ở mức tối đa, doanh nghiệp của bạn có thể quét từng tài liệu và sao lưu trong các ổ đĩa flash, USB hoặc Cloud. Bạn có thể nén chúng lại bằng 7zip, Winrar… và đặt mật khẩu. Rất có thể bạn sẽ phải cần tẹp sao lưu bằng scan trong trường hợp file cứng bị thất lạc hay hư hỏng trong quá trình vận chuyển
Chuyển văn phòng luôn là công việc khá phức tạp và đòi hỏi nhiều kỹ năng cao. Đặc biệt là khi sắp xếp các giấy tờ quan trọng của công ty sẽ khiến nhân viên mệt mỏi và không thể dồn hết tâm sức cho những ngày làm việc tiếp theo.
